SOP: Phân Tích Xu Hướng Sai Sót
Mục Đích
Khác với trang Sai Sót (ghi nhận từng vụ), trang này giúp Manager nhìn bức tranh tổng thể: loại sai sót nào đang tăng? Ai tái phạm? Có pattern nào cần can thiệp?
Mục tiêu: phòng ngừa thay vì chỉ xử lý.
Manager — Phân tích hàng tuần/tháng để điều chỉnh training BOD — Giám sát xu hướng toàn hệ thống
Jobs to be Done
"Tôi cần biết loại sai sót nào ngày càng tăng để tổ chức training"
Vai trò: Manager · Tần suất: Hàng tháng · Thời gian: ~5 phút
"Tôi cần xác định nhân viên tái phạm nhiều lần để có biện pháp mạnh hơn"
Vai trò: Manager · Tần suất: Hàng tuần · Thời gian: ~3 phút
Quy Trình: Phân Tích Sai Sót Hàng Tháng
Bước 1 — Đọc overview
-
Vào Phân Tích Sai Sót từ sidebar
-
Chọn tháng và kho
-
Đọc 4 thẻ tổng hợp:
Thẻ Đọc thế nào Red flag Tổng sai sót So với tháng trước Tăng > 20% Tỷ lệ sai sót/100 NV Chuẩn hóa theo quy mô > 15 TB/ngày Phân bổ đều hay tập trung Ngày nào đó đột biến Tỷ lệ tái diễn % NV phạm lại > 30%
Bước 2 — Phân tích loại sai sót
Xem biểu đồ sai sót theo loại:
- Loại nào chiếm tỷ lệ lớn nhất → Cần training chuyên đề
- Loại nào tăng đột biến → Tìm nguyên nhân gốc (ca mới? quy trình đổi?)
Bước 3 — Xem nhân viên tái diễn
Danh sách Top NV tái phạm:
- ≥ 3 lần cùng loại → Cần coaching 1-1 hoặc đổi vị trí
- Tái phạm dù đã Recovery → Chương trình Recovery không hiệu quả
Bước 4 — Hành động
| Phát hiện | Hành động cụ thể |
|---|---|
| Loại "An toàn" tăng | Tổ chức buổi training an toàn lao động |
| Tái diễn > 3 lần | Gặp riêng NV, lập kế hoạch cải thiện (PIP) |
| Ngày cụ thể đột biến | Kiểm tra ca làm: ca đêm? thiếu người? hàng nhiều? |
| Cả kho sai sót tăng | Rà soát lại quy trình, thiết bị, training chung |
Phân tích → Tìm nguyên nhân gốc → Training/Thay đổi quy trình → Theo dõi tháng sau. Đừng chỉ trừ điểm mà không coaching.
Câu Hỏi Thường Gặp
Q: Dữ liệu phân tích lấy từ đâu? A: Từ tất cả sai sót đã ghi nhận tại trang Sai Sót, bao gồm mọi trạng thái.
Q: NV được miễn trừ có tính vào thống kê không? A: Có — vẫn hiển thị trong phân tích (có thể lọc) vì cần biết overall quality, ngay cả khi các sai sót riêng lẻ được miễn.