SOP: Sử Dụng Dashboard Tổng Quan
Mục Đích
Dashboard là trung tâm chỉ huy giúp Manager và BOD nắm bắt sức khỏe vận hành kho trong 30 giây. Mọi con số đều liên kết đến hành động: con số đỏ = cần can thiệp, con số xanh = ổn.
Manager — Mỗi sáng đầu ca, để biết có gì cần xử lý. BOD — Hàng tuần, để giám sát toàn hệ thống. Leader — Xem năng suất nhóm mình.
Jobs to be Done
"Tôi cần biết kho hôm nay có vấn đề gì không để ưu tiên xử lý"
Vai trò: Manager · Tần suất: Hàng ngày (đầu ca) · Thời gian: ~30 giây
"Tôi cần so sánh hiệu suất các kho để phát hiện kho yếu"
Vai trò: BOD · Tần suất: Hàng tuần · Thời gian: ~2 phút
"Tôi cần kiểm tra xem kho đã chốt điểm chưa để nhắc nhở"
Vai trò: HR · Tần suất: Đầu tháng · Thời gian: ~15 giây
Quy Trình: Kiểm Tra Sức Khỏe Kho Hàng Ngày
Điều kiện tiên quyết
- Đã đăng nhập hệ thống
- Nếu Manager: kho được phân bổ sẽ tự động hiển thị
Bước 1 — Chọn kỳ và kho
- Chọn tháng/năm cần xem (mặc định: tháng hiện tại)
- Chọn kho cụ thể hoặc "Tất Cả Kho"
Bước 2 — Đọc thanh trạng thái
Ngay dưới bộ lọc, thanh trạng thái cho biết tình hình:
- ✅ Xanh: "Hệ thống vận hành tốt — không có vấn đề tồn đọng"
- ⚠️ Vàng/Đỏ: Có vấn đề cần xử lý → Xem thẻ Tồn đọng
Bước 3 — Đọc 8 thẻ KPI (theo thứ tự ưu tiên)
| Thẻ | Đọc thế nào | Hành động nếu bất thường |
|---|---|---|
| Tồn đọng | Số > 0 = có việc chưa xong | → Vào Phê Duyệt hoặc Cảnh Báo Sớm |
| Sai sót tháng này | So với tháng trước: ↑ = xấu đi | → Vào Phân Tích Sai Sót xem loại nào tăng |
| Năng suất trung bình | PPH ↓ = kho đang chậm lại | → Vào Năng Suất xem ai/nhóm nào giảm |
| Trạng thái chốt điểm | x/13: x nhỏ = nhiều kho chưa chốt | → Nhắc Leader submit, Manager duyệt |
| Nhân viên xuất sắc | Ít = hệ thống khắt khe hoặc NV giảm chất lượng | → Xem xét điều chỉnh ngưỡng PPH |
| Điểm trừ TB/người | Cao = sai sót lan rộng | → Tập trung training loại sai sót phổ biến |
| Phục hồi thành công | 0% = không ai hoàn thành khắc phục | → Kiểm tra deadline có hợp lý không |
| Thời gian xử lý | > 2 ngày = phản hồi chậm | → Nhắc team xử lý sai sót nhanh hơn |
Bước 4 — Xem biểu đồ xu hướng
- Biến động năng suất: Chuyển sang 12 tháng để thấy long-term trend. Đường đi xuống = cần hành động.
- Sai sót theo trạng thái: Nếu "Đang chờ" (cam) chiếm tỷ lệ lớn → nhiều sai sót chưa được xử lý.
Kết quả
Sau 30 giây, bạn biết:
- Kho có ổn không?
- Có gì cần xử lý gấp?
- Xu hướng đang tốt lên hay xấu đi?
Xử Lý Tình Huống
Dashboard trống / không có dữ liệu: Kiểm tra bộ lọc tháng — có thể đang chọn tháng chưa có data. Chọn tháng gần nhất có dữ liệu.
Số liệu có vẻ sai so với thực tế: Dữ liệu PPH được đồng bộ từ WMS hàng ngày. Nếu WMS chưa cập nhật, PPH sẽ chưa phản ánh. Kiểm tra lại vào ngày hôm sau.
Câu Hỏi Thường Gặp
Q: Tại sao tôi chỉ thấy dữ liệu 1 kho? A: Vì tài khoản của bạn được phân cho kho đó. Chỉ BOD và HR mới thấy "Tất cả kho".
Q: Thẻ "Tồn đọng" hiển thị "0" nhưng tôi biết có việc chưa làm? A: Tồn đọng chỉ tính các vấn đề trong hệ thống (sai sót chờ, phê duyệt chờ). Công việc ngoài hệ thống không được tính.
Q: Biểu đồ PPH chỉ hiển thị 1-2 tháng? A: Hệ thống mới triển khai, dữ liệu lịch sử sẽ tích lũy theo thời gian.