SOP: Xử Lý Cảnh Báo Sớm
Mục Đích
Cảnh báo sớm là hệ thống cảnh báo chủ động giúp Manager không bỏ sót vấn đề. Thay vì đợi đến cuối tháng mới phát hiện, hệ thống cảnh báo hàng ngày các việc gấp, quá hạn, và tồn đọng.
Manager — Kiểm tra mỗi ngày đầu ca, ưu tiên xử lý trước khi làm việc khác
Jobs to be Done
"Mỗi sáng, tôi cần biết có gì cần xử lý gấp trong kho không"
Vai trò: Manager · Tần suất: Hàng ngày · Thời gian: ~2 phút
Quy Trình: Kiểm Tra & Xử Lý Cảnh Báo (Manager — Hàng Ngày)
Khi nào thực hiện
- Mỗi sáng đầu ca, ngay sau khi xem Dashboard
- Khi badge sidebar hiển thị số > 0
Bước 1 — Đọc tổng quan
Vào Cảnh Báo Sớm, xem 3 nhóm:
| Nhóm | Badge | Ý nghĩa | Ưu tiên |
|---|---|---|---|
| 🔴 Việc gấp | Đỏ | Cần xử lý HÔM NAY | Cao nhất |
| 🟠 Quá hạn | Cam | Đã vượt deadline | Cao |
| 🟡 Tồn đọng | Vàng | Tích lũy cần giải quyết | Trung bình |
Bước 2 — Xử lý theo ưu tiên
🔴 Việc gấp (xử lý trước):
| Cảnh báo | Hành động |
|---|---|
| Sai sót mới chưa xác nhận | → Vào Sai Sót, xác nhận/miễn trừ |
| Phê duyệt chờ > 24h | → Vào Phê Duyệt, xử lý |
| Recovery sắp hết hạn | → Nhắc NV hoàn thành, hoặc gia hạn |
🟠 Quá hạn (xử lý tiếp):
| Cảnh báo | Hành động |
|---|---|
| Chốt điểm quá hạn | → Nhắc Leader submit tại Điểm Số |
| Kháng nghị chưa phản hồi | → Xem xét tại Sai Sót |
| Training quá hạn | → Đánh dấu expired hoặc gia hạn |
🟡 Tồn đọng (xử lý khi rảnh):
| Cảnh báo | Hành động |
|---|---|
| Hàng đợi phê duyệt dài | → Batch duyệt tại Phê Duyệt |
| Báo cáo chưa xuất | → Xuất tại Báo Cáo Tuần |
Kết quả mong đợi
- Badge sidebar giảm về 0 = Không còn vấn đề nào chờ
- Dashboard thẻ "Tồn đọng" = 0
Duy trì thói quen: Dashboard → Cảnh Báo Sớm → Phê Duyệt mỗi sáng, tổng cộng khoảng 5-10 phút.
Câu Hỏi Thường Gặp
Q: Badge hiển thị 6 nhưng tôi chỉ thấy 3 cảnh báo? A: Badge tổng hợp từ cả 3 nhóm. Kiểm tra từng tab (Gấp/Quá hạn/Tồn đọng).
Q: Cảnh báo có tự mất không? A: Chỉ mất khi bạn xử lý vấn đề gốc (duyệt, xác nhận, hoàn thành...). Không tự biến mất theo thời gian.