Skip to main content

SOP: Tính Và Chốt Điểm Kỳ

Mục Đích​

Điểm số là kết quả cuối cùng của chu kỳ đánh giá hàng tháng. PPH Final quyết định xếp hạng nhân viên, ảnh hưởng trực tiếp đến phúc lợi, lương tháng 13, và cơ hội thăng tiến.

Công thức:

PPH Final = PPH Gốc (từ WMS) − Điểm trừ (sai sót) + Điểm thưởng (phấn đấu) + Điểm khắc phục (recovery)
Ai sử dụng?

Leader — Tính điểm và submit cuối tháng (1 lần/tháng) Manager — Duyệt điểm đầu tháng sau (1 lần/tháng) HR — Finalize để chốt chính thức (1 lần/tháng)

Jobs to be Done​

"Cuối tháng, tôi cần tính điểm cho tất cả nhân viên trong kho"

Vai trò: Leader · Tần suất: 1 lần/tháng · Thời gian: ~5 phút

"Tôi cần kiểm tra và duyệt bảng điểm kho mình phụ trách"

Vai trò: Manager · Tần suất: 1 lần/tháng · Thời gian: ~10 phút

"Tôi cần chốt điểm chính thức để tính phúc lợi"

Vai trò: HR · Tần suất: 1 lần/tháng · Thời gian: ~5 phút

Lưu Đồ Quy Trình​

flowchart LR
    A["Leader: Tính điểm kỳ\n(cuối tháng)"] --> B["Trạng thái: Draft"]
    B --> C["Leader: Submit\n(gửi duyệt)"]
    C --> D["Trạng thái: Manager Review"]
    D --> E{"Manager kiểm tra"}
    E -->|"OK"| F["Manager: Approve"]
    E -->|"Sai"| B2["Trả về Draft\n(Leader sửa lại)"]
    F --> G["Trạng thái: HR Approved"]
    G --> H["HR: Finalize"]
    H --> I["Trạng thái: Final\n🔒 Không thể sửa"]

Quy Trình 1: Tính Điểm Kỳ (Leader — Cuối Tháng)​

Trang Điểm Số

Điều kiện tiên quyết​

  • Tháng đánh giá đã kết thúc (VD: tính điểm 01/2026 vào đầu 02/2026)
  • Tất cả sai sót trong tháng đã được xác nhận hoặc miễn trừ
  • Điểm thưởng trong tháng đã được duyệt

Bước thực hiện​

  1. Vào trang Điểm Số từ sidebar
  2. Chọn kỳ đánh giá (VD: "01/2026")
  3. Nhấn nút 📊 Tính điểm kỳ
  4. Hệ thống tự động tính:
    • Lấy PPH Gốc từ WMS (trung bình ngày trong tháng)
    • Trừ tổng điểm sai sót đã xác nhận
    • Cộng điểm thưởng đã duyệt
    • Cộng điểm recovery đã hoàn thành
    • Xác định xếp hạng PPH theo ngưỡng cấu hình
  5. Kiểm tra bảng kết quả — đặc biệt chú ý:
    • NV nào PPH Final quá thấp → Có thể do sai sót chưa recovery
    • NV nào thay đổi hạng so với tháng trước
  6. Nhấn 📤 Submit để gửi Manager duyệt

Kết quả​

  • Bảng điểm chuyển sang trạng thái Manager Review
  • Manager nhận thông báo tại trang Phê Duyệt
Quan trọng

Hãy đảm bảo tất cả sai sót đã xử lý xong trước khi tính điểm. Sai sót "Đang chờ" sẽ KHÔNG được tính — có thể làm PPH cao hơn thực tế.

Quy Trình 2: Duyệt Điểm (Manager — Đầu Tháng Sau)​

Bước thực hiện​

  1. Vào Điểm Số hoặc Phê Duyệt
  2. Xem bảng điểm của kho mình
  3. Kiểm tra:
    • PPH Final có hợp lý không? (so với performance thực tế)
    • Có NV nào điểm bất thường không?
    • Điểm trừ/thưởng có chính xác?
  4. Nếu OK → Nhấn ✅ Approve
  5. Nếu có vấn đề → Trả về Draft cho Leader sửa (kèm ghi chú)

Kết quả​

  • Bảng điểm chuyển sang HR Approved
  • HR có thể Finalize

Quy Trình 3: Chốt Điểm (HR — Sau Khi Manager Duyệt)​

Bước thực hiện​

  1. Vào Điểm Số
  2. Lọc trạng thái HR Approved
  3. Kiểm tra tổng thể lần cuối
  4. Nhấn 🔒 Finalize

Kết quả​

  • Điểm số không thể sửa đổi (locked)
  • Có thể tiến hành Tính Phúc Lợi dựa trên điểm đã chốt
Không thể hoàn tác

Finalize là bước không thể hoàn tác. Kiểm tra kỹ trước khi chốt. Nếu phát hiện sai sau khi Finalize, cần liên hệ IT.

Xử Lý Tình Huống​

Tính điểm nhưng thiếu dữ liệu PPH cho một số NV: NV mới vào hoặc nghỉ dài ngày sẽ không có đủ dữ liệu WMS. Hệ thống sẽ tính theo số ngày thực tế.

Manager từ chối bảng điểm: Leader xem lại ghi chú của Manager, sửa lỗi, rồi Submit lại.

Đã Finalize nhưng phát hiện sai sót bị ghi nhầm: Liên hệ IT để xử lý ngoại lệ. Không thể sửa trực tiếp trên hệ thống.

Câu Hỏi Thường Gặp​

Q: Bao lâu phải hoàn thành quy trình tính-duyệt-chốt? A: Thường xuyên trong tuần đầu tiên của tháng sau. VD: điểm tháng 01 nên chốt xong trước 07/02.

Q: Nếu Leader quên Submit thì sao? A: Manager sẽ thấy cảnh báo trên Dashboard (thẻ "Trạng thái chốt điểm"). Trang Cảnh Báo Sớm cũng sẽ hiện.

Q: PPH Gốc lấy từ đâu? A: Từ WMS (Warehouse Management System), đồng bộ hàng ngày. Số liệu là trung bình picks-per-hour thực tế.